Aplikasi Sistem Operasi Pertambangan
Mengevaluasi dan memilih solusi ERP adalah tugas yang menantang karena banyaknya pilihan yang tersedia di pasar. Dalam panduan ini, kami akan memberikan praktik terbaik dan kriteria umum untuk memilih perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) agar proyek ERP Anda sukses.
Menurut Market Research Engine, pasar ERP terus berkembang pesat, dengan total ukuran pasar diperkirakan melebihi $49,5 miliar pada tahun 2024. Jelas bahwa semakin banyak organisasi yang mempertimbangkan evaluasi solusi ERP untuk meningkatkan infrastruktur ERP mereka. Namun, mengevaluasi dan memilih solusi ERP baru untuk bisnis Anda bisa menjadi proses yang panjang dan sulit. Menurut CIO.com, hanya 58% perusahaan yang disurvei menganggap implementasi ERP mereka dan kriteria pemilihan vendor sebagai keberhasilan.
Dalam artikel ini, kami akan mengeksplorasi praktik terbaik industri dan kriteria untuk menjalankan proses seleksi ERP yang sempurna untuk bisnis Anda berdasarkan ratusan keterlibatan klien di berbagai industri, baik di Amerika Serikat maupun di seluruh dunia.
Memilih Tim Internal Anda
Memilih tim yang tepat sangat penting dalam proses seleksi ERP. Tim Anda harus memahami kelemahan dalam sistem saat ini dan juga harus menjadi ahli di berbagai bidang bisnis Anda. Anda juga perlu mempertimbangkan proses persetujuan internal dan dukungan keseluruhan untuk proyek ini. Seseorang harus dapat menyetujui proyek dan membela kepentingan Anda dalam rapat dewan.
Proyek ERP juga tidak mudah - tim Anda harus memiliki motivasi dan semangat untuk melakukan perbaikan, atau mereka akan terbebani selama seleksi dan implementasi solusi baru Anda.
Pada saat yang sama, jika tim Anda terlalu besar, Anda bisa mengalami "paralisis keputusan", di mana pemangku kepentingan terlalu fokus pada detail yang tidak memberikan pengembalian investasi yang signifikan.
Sebagai minimum, kami merekomendasikan membentuk tim berikut sebelum memulai proses seleksi ERP:
• Sponsor Proyek ERP: Idealnya CFO (Chief Financial Officer), VP Keuangan, atau Anggota Dewan. Sponsor proyek bertugas menjadi juru bicara perubahan dalam organisasi, menyampaikan manfaat solusi baru kepada pemangku kepentingan, dan mengontrol jalannya proyek di saat-saat kritis.
• Manajer/Lead Proyek: Bisa berasal dari internal atau eksternal. Peran ini bertanggung jawab atas aktivitas sehari-hari, mengoordinasikan tim dan pemangku kepentingan lainnya agar proses berjalan lancar.
• Ahli Materi Pokok (SME): Individu yang memahami operasi sehari-hari dalam bidang keuangan, pengadaan, rantai pasokan, manufaktur, manajemen proyek, dan lainnya. Mereka berperan dalam menentukan kebutuhan bisnis, memilih solusi yang tepat, dan mendukung penerapan solusi setelah implementasi.
• Ahli TI atau Teknologi: Walaupun proyek ERP kini lebih sering dipimpin oleh bisnis (keuangan/operasi), memiliki anggota dari tim IT tetap penting. Mereka memastikan sistem memenuhi standar keamanan data dan kebutuhan integrasi.
• Konsultan Eksternal: Jika perusahaan tidak memiliki sumber daya internal yang cukup, menggunakan konsultan eksternal bisa membantu dalam merencanakan proyek ERP, mendapatkan informasi terbaru, dan menyusun daftar kebutuhan.
Menetapkan Tujuan Proyek ERP
Menyepakati tujuan proyek di antara tim adalah langkah berikutnya dalam memilih ERP yang tepat. Anda harus mempertimbangkan kapan sistem harus siap, anggaran yang tersedia, masalah yang harus diatasi, dan target yang ingin dicapai.
Beberapa kriteria tujuan yang direkomendasikan sebelum memilih ERP:
• Tanggal Go-Live ERP: Kapan sistem harus diterapkan? Apakah harus bertepatan dengan ekspansi bisnis, IPO, atau M&A? Apakah waktu yang tersedia cukup untuk seleksi, implementasi, dan adopsi?
• Peningkatan KPI: Apa KPI spesifik yang ingin ditingkatkan? Apakah targetnya meningkatkan kepuasan pelanggan, produktivitas, efisiensi biaya?
• Studi Kasus & Anggaran: Apa metrik keuangan yang ingin ditingkatkan? Berapa perkiraan ROI? Bagaimana cara mencapainya?
• Prioritas: Tidak ada solusi yang sempurna. Tentukan fitur ERP yang benar-benar dibutuhkan dan fitur tambahan yang hanya "nice to have."
• Realitas: Apakah tujuan Anda realistis? Apakah ada perusahaan sejenis yang telah berhasil melakukannya? Sudahkah Anda melakukan riset atau berkonsultasi dengan spesialis?
Menentukan Kebutuhan ERP
Memilih solusi ERP harus berpusat pada serangkaian kebutuhan yang disepakati yang sesuai dengan bisnis Anda. Definisi kebutuhan ini memerlukan waktu dan melibatkan anggota tim proyek ERP untuk memastikan semua informasi yang diperlukan tercakup.
Langkah-langkah dalam menyusun daftar kebutuhan ERP:
1. Menentukan cakupan ERP: Modul apa yang diperlukan? Apakah hanya untuk keuangan, atau mencakup pengadaan, rantai pasokan, manufaktur, layanan pelanggan, dan lainnya?
2. Integrasi ERP: Sistem lain apa yang digunakan dalam bisnis Anda? Apakah ERP perlu berintegrasi dengan sistem keuangan, inventaris, atau manajemen proyek?
3. ERP Cloud atau On-Premise: Pilihannya antara sistem berbasis Cloud atau On-Premise. Cloud ERP sering diklaim lebih hemat biaya dan inovatif, tetapi On-Premise memberikan kontrol lebih besar atas data.
4. Roadmap ERP: Pahami strategi bisnis masa depan untuk memastikan ERP yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan jangka panjang dan tidak usang dalam beberapa tahun.
Riset Solusi ERP
Meneliti solusi ERP sejak awal membantu memahami fungsionalitas yang tersedia dan menentukan kesenjangan efisiensi dalam bisnis Anda. Ini juga membantu dalam penyusunan anggaran dan pembuatan studi kasus perubahan.
Dengan memahami vendor lebih awal, Anda dapat menyaring kandidat potensial dan menghindari proses evaluasi yang panjang. Biasanya, butuh 1-2 jam untuk memahami dasar solusi ERP dan 4-6 jam untuk mendapatkan gambaran yang lebih mendalam.
Beberapa pertanyaan yang perlu ditanyakan saat menilai solusi ERP:
• Siapa saja pengguna lain yang telah menggunakan solusi ini?
• Berapa banyak fitur yang berasal dari vendor dan mana yang pihak ketiga?
• Apakah vendor menawarkan Cloud, On-Premise, atau Hybrid?
• Apakah tersedia akses melalui aplikasi seluler?
• Bagaimana model lisensinya?
• Apa yang tidak termasuk dalam penawaran?
• Seberapa kuat roadmap teknologi solusi ini?
• Bagaimana model dukungan yang ditawarkan?
• Berapa lama implementasi ERP ini pada perusahaan serupa?
• Apakah ada komunitas konsultan yang besar untuk solusi ini?
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat menjalankan proses seleksi ERP yang lebih terarah dan memastikan keberhasilan implementasi ERP dalam bisnis Anda.
